Wenn Sie eine Wohnung vermieten, sammeln Sie Daten von Mietinteressenten, Personen, die eine Wohnung anfragen und persönliche Informationen bereitstellen. Auch bekannt als Wohnungssuchende, sind sie nicht nur potenzielle Mieter – sie haben auch Rechte nach der DSGVO. Sie dürfen nicht einfach alle Unterlagen verlangen. Was ist erlaubt? Was ist verboten? Und was passiert, wenn Sie falsch vorgehen?
Die DSGVO, die Datenschutz-Grundverordnung, die in der EU gilt und personenbezogene Daten schützt verlangt, dass Sie nur das erfragen, was wirklich nötig ist: Name, Kontaktdaten, Einkommensnachweis, Schufa-Auskunft (mit Einwilligung) und ggf. Referenzen. Alles andere – wie Fotos, Familienstand, Religion oder Gesundheitsdaten – ist unzulässig. Selbst die Kopie des Personalausweises brauchen Sie nur, wenn Sie den Mieter identifizieren müssen, und nur für den Zeitraum der Prüfung. Danach löschen Sie die Daten. Speichern Sie sie nicht einfach in einer Mappe, weil Sie "es vielleicht mal brauchen". Das ist kein Vorsichtsmaßnahme – das ist ein Verstoß.
Ein Datenschutzrichtlinie, ein Dokument, das erklärt, wie Sie personenbezogene Daten erheben, speichern und löschen ist nicht nur empfehlenswert – sie ist Pflicht, wenn Sie Daten digital verarbeiten. Sie müssen den Interessenten vor der Datenerhebung informieren: Was sammeln Sie? Warum? Wie lange speichern Sie es? Wer hat Zugriff? Und wie kann er seine Daten löschen? Das klingt kompliziert, ist aber mit einer einfachen Vorlage machbar. Viele Vermieter denken, sie seien klein und daher nicht betroffen. Falsch. Die Aufsichtsbehörden prüfen auch Einzelpersonen. Ein einziger Beschwerdebrief kann Ihnen einen Bußgeldbescheid bringen – bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % Ihres Umsatzes. Selbst wenn das extrem klingt: Ein paar hundert Euro Strafe sind realistisch.
Was Sie tun können? Machen Sie es einfach: Fragen Sie nur das, was für die Mietentscheidung nötig ist. Lassen Sie Dokumente nicht einfach per E-Mail hochladen – nutzen Sie verschlüsselte Formulare oder sichere Portale. Speichern Sie Daten nur so lange, wie nötig. Löschen Sie sie, sobald der Interessent abgelehnt wurde oder der Vertrag unterschrieben ist. Und vergessen Sie nicht: Jeder Interessent hat das Recht, zu fragen, welche Daten Sie über ihn haben. Sie müssen antworten – innerhalb von einem Monat.
Unten finden Sie Artikel, die genau diese Themen aufgreifen: Wie Sie Daten richtig verarbeiten, was bei der Schufa erlaubt ist, wie Sie Ihre Datenschutzrichtlinie schreiben und warum digitale Aktenführung nicht nur praktisch, sondern auch rechtssicher ist. Es geht nicht darum, alles perfekt zu machen – sondern darum, nicht unnötig riskieren.
Lernen Sie, wie Sie Mietbesichtigungen datenschutzkonform abwickeln - ohne Strafen, Abmahnungen oder Rechtsstreit. Erfahren Sie, welche Daten Sie wann und wie erheben dürfen, und wie Sie sich vor teuren Fehlern schützen.
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