Wenn Sie als Vermieter personenbezogene Daten von Mietern sammeln – Name, Adresse, Einkommen, Identitätsnachweise – dann fallen Sie unter die DSGVO, die Datenschutz-Grundverordnung, die den Umgang mit personenbezogenen Daten in der EU regelt. Auch wenn Sie nur eine Wohnung vermieten, sind Sie verantwortlich für den Schutz dieser Daten. Auch bekannt als Datenschutzverordnung, gilt die DSGVO für jede Form der Vermietung, egal ob Privatvermieter oder Gewerbetreibender.
Was viele nicht wissen: Selbst die einfache Speicherung einer Kopie des Personalausweises oder der Mietanmeldung ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten und muss rechtmäßig erfolgen. Sie brauchen keine große Datenbank, um in die Pflicht zu fallen. Die Mieterdaten, alle Informationen, die einen Mieter identifizieren oder charakterisieren, wie Name, Kontaktdaten, Zahlungsverlauf oder Wohnungsbelegung sind geschützt. Auch Mietvertrag, ein rechtliches Dokument, das persönliche Daten enthält und als Grundlage für die Datenverarbeitung dient muss sicher aufbewahrt werden – digital oder analog. Wer diese Daten nicht ordnungsgemäß verwaltet, riskiert Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes.
Die meisten Vermieter machen denselben Fehler: Sie speichern Daten länger als nötig. Nach Beendigung des Mietverhältnisses müssen Sie die Daten in der Regel nach drei Jahren löschen – es sei denn, es gibt rechtliche Gründe für eine längere Aufbewahrung, wie etwa Ansprüche aus Schadensersatz. Auch die Weitergabe an Dritte – etwa an einen Makler oder einen Abrechnungsdienst – braucht eine klare Einwilligung oder eine gesetzliche Grundlage. Sie müssen Mieter über ihre Rechte informieren: Wer hat Zugriff? Wo werden die Daten gespeichert? Wie kann man sie löschen? Ein einfaches Informationsblatt reicht hier oft schon aus.
Es gibt keine Standardlösung für alle. Ein Einfamilienhaus mit zwei Mietern erfordert andere Maßnahmen als ein Mehrfamilienhaus mit 20 Wohnungen. Aber die Grundregeln sind überall gleich: Nur Daten sammeln, die wirklich nötig sind. Nur so lange speichern, wie es die Gesetze erlauben. Und immer sicher aufbewahren – ob im Schrank oder auf dem Computer. Wer seine Daten ordentlich führt, schützt nicht nur seine Mieter, sondern auch sich selbst vor teuren Rechtsstreitigkeiten und Strafen.
Im Folgenden finden Sie praktische Artikel, die genau diese Themen behandeln: Wie Sie Mietverträge digital und datenschutzkonform erstellen, was Sie bei der Nutzung von Smart-Home-Systemen beachten müssen, wie Sie Mieterdaten sicher speichern und warum ein Datenschutzbeauftragter für viele Vermieter gar nicht nötig ist. Alles klar, konkret und ohne juristischen Jargon.
Lernen Sie, wie Sie Mietbesichtigungen datenschutzkonform abwickeln - ohne Strafen, Abmahnungen oder Rechtsstreit. Erfahren Sie, welche Daten Sie wann und wie erheben dürfen, und wie Sie sich vor teuren Fehlern schützen.
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