Dokumentenmanagement für Handwerker und Immobilienbesitzer: Praktische Lösungen

Wenn du Dokumentenmanagement, die systematische Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Unterlagen, die für dein Handwerk oder deine Immobilie wichtig sind. Also known as Aktenführung, it ist nicht nur eine Pflicht – es ist deine Versicherung gegen teure Fehler. Du hast eine Renovierung gemacht? Die Rechnungen liegen irgendwo im Keller? Der Gasprüfer kommt und will die TRGI-Dokumente sehen? Oder ein Mieter klagt wegen Schimmel und du hast keine Besichtigungsprotokolle? Dann weißt du: ohne strukturiertes Dokumentenmanagement läuft alles schief.

Dokumentenmanagement in der Immobilien- und Handwerksbranche umfasst mehr als nur Ordner mit Papieren. Es geht um DSGVO-Konformität, die rechtssichere Erfassung und Speicherung von personenbezogenen Daten von Mietinteressenten, Kunden und Handwerkern. Du musst wissen, wer wann deine Wohnung besichtigt hat, welche Daten du gespeichert hast und wie lange du sie behalten darfst. Es geht auch um Bauunterlagen, alle Nachweise von Baugenehmigungen, Abnahmen, Garantien und Energieausweisen, die du mindestens zehn Jahre aufbewahren musst. Wer das nicht hat, verliert bei Streitigkeiten – und oft auch Geld.

Du brauchst keine teure Software. Ein guter Ordner mit klaren Titeln, eine Cloud-Speicherung mit Datum und Beschreibung, oder sogar eine einfache Excel-Tabelle mit Spalten für Datum, Art, Empfänger und Ablaufdatum – das reicht. Wichtig ist nur: du machst es regelmäßig. Kein "Ich mach’s später". Denn später ist oft zu spät. In den Artikeln unten findest du konkrete Beispiele: wie du Mietbesichtigungen datenschutzkonform führst, wie du Bauunterlagen organisiert hältst, wie du mit Reverse Charge-Belegen umgehst und warum deine Schleifprotokolle genauso wichtig sind wie deine Rechnungen. Es geht nicht darum, alles perfekt zu haben – sondern darum, das Nötige genau zu wissen, wenn es zählt.