Digitale Aktenführung: Wie Sie Dokumente sicher und rechtssicher verwalten

Wenn Sie digitale Aktenführung, die systematische Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten in elektronischer Form. Auch bekannt als elektronisches Dokumentenmanagement, ist sie heute nicht mehr nur ein Bonus – sie ist Pflicht. Wer Kundendaten, Rechnungen oder Baupläne digital ablegt, muss sicherstellen, dass diese nicht nur ordentlich sind, sondern auch DSGVO, die europäische Datenschutz-Grundverordnung, die regelt, wie personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden-konform verwaltet werden. Ein falscher Klick kann teuer werden – und das, obwohl Sie gar kein Unternehmen mit hunderten Mitarbeitern haben.

Digitale Aktenführung ist kein Tool, sondern eine Prozesskette. Sie beginnt damit, dass Sie entscheiden, was überhaupt digital gespeichert werden soll. Ist es eine Mietvertragskopie? Eine Rechnung vom Handwerker? Ein Foto von einer Schimmelstelle? Jedes dieser Dokumente hat andere Anforderungen. Die Datenschutz, der Schutz personenbezogener Daten vor Missbrauch, unbefugtem Zugriff oder Verlust ist dabei das zentrale Thema. Sie dürfen keine Daten einfach so ablegen – Sie müssen wissen, warum Sie sie haben, wie lange Sie sie behalten und wie Sie sie löschen, wenn sie nicht mehr nötig sind. Und das nicht nur für Kunden, sondern auch für Lieferanten, Handwerker oder Mieter. Wer hier schlampig ist, riskiert Abmahnungen, Bußgelder oder sogar Klagen – auch als Einzelunternehmer oder Privatperson.

Es geht nicht darum, alles zu digitalisieren. Es geht darum, das Richtige digital zu machen – und das richtig. Wer seine Rechnungen in einer ungeordneten Ordnerstruktur auf dem Desktop ablegt, hat keine digitale Aktenführung – er hat nur ein digitales Chaos. Eine echte digitale Aktenführung hat klare Regeln: Benennung, Speicherort, Zugriffsrechte, Archivierungsfristen. Und sie ist auditierbar. Das bedeutet: Wenn jemand fragt, warum Sie ein Dokument haben, können Sie es zeigen – und beweisen, dass es legal gespeichert wurde. In den folgenden Artikeln finden Sie konkrete Lösungen: Wie Sie Mietbesichtigungen datenschutzkonform abwickeln, wie Sie Reverse Charge bei Handwerksrechnungen richtig behandeln, oder wie Sie bei einer Zwangsversteigerung Ihre Unterlagen rechtssicher vorbereiten. Alles Dinge, die mit digitaler Aktenführung zu tun haben – und die Sie nicht ignorieren dürfen.